Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán cần phải lưu ý rằng file hóa đơn xuất ra thường sẽ có 2 file bao gồm bản thể hiện của hóa đơn điện tử ở dạng file PDF và dữ liệu hóa đơn điện tử ở dạng XML. Vậy làm thế nào để có thể xử lý được lỗi không đọc được file xml? Có phần mềm nào có thể giúp người sử dụng dễ dàng đọc được file định dạng này hay không?
Như đã nói ở trên khi xuất hóa đơn thì thường sẽ bao gồm 2 dạng. Trong đó, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ là file thể hiện nội dung của file XML nên các file PDF (file PDF thì người dùng có thể dễ dàng đọc được nội dung) hoặc các bản in của hóa đơn điện tử đều không có giá trị pháp lý. Hóa đơn điện tử được xuất ra ở dạng file XML là file có chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn và có giá trị pháp lý. Nếu không có am hiểu về code chắc chắn người dùng sẽ không thể đọc được file ở định dạng này. Do vậy, cần phải có phần mềm đặc thù để có thể xử lý, giúp đọc được file. Các file định dạng XML cho phép tạo các biểu tượng riêng phục vụ cho các lĩnh vực đặc thù về Kế toán, Thuế.
Để thực hiện đọc file XML của hóa đơn điện tử, người dùng sẽ thực hiện tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tiến hành tải ngay phần mềm Itaxviewer về máy tính, giải nén và thực hiện cài đặt. Tại đây, người dùng có thể lựa chọn thư mục lưu trữ bằng cách chọn “Browse” sau đó nhấn “Next”.
Bước 2: Ở cửa sổ “Select Start Menu Folder” và sau đó tiếp tục ấn “Next”.
Bước 3: Tích vào mục “Create a desktop shortcut” để tạo biểu tượng phần mềm sau khi cài đặt hoàn thành. Chọn “next: để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4: Tại cửa sổ “Ready to Install, người dùng tiến hành chọn “Install” để tiến hành cài đặt phần mềm Itaxviewer.
Bước 5: Sau khi đã cài đặt phần mềm xong, tiếp tục thực hiện lệnh chọn “Tệp hồ sơ” sau đó ấn “Mở tệp hồ sơ” để mở file hóa đơn điện tử có định dạng XML cần đọc. Khi thực hiện đọc file hóa đơn điện tử định dạng XML, người thực hiện cần phải lưu ý rằng:
– File hóa đơn điện tử định dạng XML chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý khi các dữ liệu chưa bị sửa đổi.
– Trường hợp file XML đã bị sửa đổi nội dung thì sau khi đọc file bằng phần mềm Itaxviewer, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.
Hướng dẫn cách lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhanh nhất
Các trường hợp được gia hạn nộp thuế thu nhập cá nhân
Như vậy, việc đọc file định dạn XML của hóa đơn điện tử cũng vô cùng đơn giản dưới sự trợ giúp của phần mềm iTaxViewer. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình đọc file được suôn sẻ, nhanh chóng thì người dùng cần phải nắm rõ các lưu ý, các bước triển khai để thực hiện đúng. Phần mềm đọc tờ khai định dạng này được phát triển bởi Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp có thể tiến hành sử dụng miễn phí.
Hiện nay việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp triển khai sử dụng rộng rãi. Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, các doanh nghiệp ngay từ bây giờ cần phải trang bị đầy đủ các kiến thức pháp luật, các kỹ năng xử lý lỗi, các nghiệp vụ có liên quan để việc triển khai thực hiện được diễn ra tốt nhất.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các bạn kế toán có thể nắm được các bước để có thể sử dụng phần mềm iTaxViewer trong việc đọc file XML của hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, đơn giản và chính xác.
