Hầu hết các vấn đề được kế toán quan tâm đều liên quan trực tiếp đến hóa đơn. Đặc biệt, khi lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần thì cũng là lúc các kế toán bận rộn trong việc xác định các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử vẫn có hiệu lực thi hành. Đối với các doanh nghiệp, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay vẫn đang được thực hiện theo Thông tư 32/2011. Do vậy, toàn bộ việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng tuân theo quy định tại thông tư này để thực hiện.
Tại Khoản 1, Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:
Doanh nghiệp bên bán hoặc mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Doanh nghiệp bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Như vậy, Thông tư 32/2011 đã quy đinh rõ ràng và cụ thể về cách lưu hóa đơn điện tử. Đây chính là căn cứ pháp lý vững vàng giúp các doanh nghiệp có thể triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được đúng, chính xác, tuân thủ theo quy định hiện hành về hóa đơn. Thêm vào đó, mặc dù việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được các rủi ro như cháy, mối mọt, hỏng hóc, thất lạc hóa đơn… tuy nhiên, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp khi làm sao để đảm bảo dữ liệu lưu trữ không bị đánh cắp? làm thế nào để đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn được an toàn bảo mật nhất? Nhiều doanh nghiệp cũng đã lựa chọn giải pháp là thực hiện việc lưu trên các thiết bị cứng, tuy nhiên, vấn đề cần phải giải quyết triệt để ở đây là việc bảo mật an toàn thông tin mạng
Có thể sử dụng phần mềm nào để đọc được file của hóa đơn điện tử? Kê khai thuế đối với chi nhánh có quy định gì?
Kê khai thuế đối với chi nhánh có quy định gì?
Do vậy, mặc dù các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất; thì các doanh nghiệp cũng nên tìm kiếm và lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử của các nhà phân phối uy tín, chất lượng để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ tốt nhất.
Trên trang website của Tổng cục Thuế cũng thường xuyên cập nhật danh sách các nhà cung cấp uy tín, chất lượng để giúp các doanh nghiệp có thể lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất. Theo đánh giá của các doanh nghiệp, một số nhà cung cấp phần mềm uy tín hiện nay có thể kể đến như: Misa, Bkav, CyberLotus, Viettel, VNPT… Các nhà cung cấp này được xem là sự lựa chọn số 1 của các doanh nghiệp hiện nay trong việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử. Sở hữu công nghệ hiện đại, tiên tiến, không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm và đảm bảo khâu lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật, đây chính là những điều níu giữ các doanh nghiệp tìm đến các nhà cung cấp.
Với những chia sẻ này hy vọng đã mang đến những thông tin hữu ích cho quý khách hàng, quý doanh nghiệp.
